퇴직한 직원이 어느 날 갑자기 경력증명서 발급을 요청해오는 경우, 회사는 의무적으로 발급을 해주어야 하는지? 경력증명서의 내용은 회사가 임의적으로 작성해서 주면 되는지? 기업에서 가끔 생기는 일입니다. 이럴 때는 근로기준법 제39조에서 규정하고 있는 사용자의 ‘사용증명서 발급 의무’를 알고 있어야 합니다. 여기서 사용증명서란 사용자가 근로자를 고용하고 근로자가 사업장에서 계속근로를 함에 따른 ‘재직증명서’ 또는 ‘경력증명서’를 의미합니다. 이번 기업경영 Tip 인사·노무 편에서는 이와 관련된 내용을 자세히 안내해드리고자 합니다.

사용자의 ‘사용증명서’ 발급 의무

 근로기준법 제39조(사용증명서)

①사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 사용증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.

②제1항의 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다.

  

사용증명서란?

 ‘사용증명서’란 용어가 익숙하지 않을 수 있는데, 쉽게 얘기하면 재직증명서 또는 경력증명서를 의미합니다. 근로자가 회사에 근무하고 있는 경우라면 통상 ‘재직증명서’의 형태로, 퇴직한 후에 재취업 등을 위하여 본인의 이력, 경력 사항을 증명해야 하는 서류는 ‘경력증명서’ 형태로 발급을 하게 됩니다. 이러한 내용을 법에서 정하고 있는 취지는 근로자가 퇴직한 후 재취업을 하고자 할 때 도움이 되도록 하려는 것입니다.

 

 퇴직한 직원이라면 누구나, 아무 때나 발급해주어야 하는지?

 근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)에서는 사용증명서를 청구할 수 있는 자를 “계속하여 30일 이상 근무한 근로자”로 정하고, 청구할 수 있는 기한은 “퇴직 후 3년 이내”로 한정하여 규정하고 있습니다. 따라서 계속하여 30일 미만으로 근무한 근로자 또는 퇴직 후 3년이 경과된 이후인 근로자가 경력증명서 발급을 요구할 경우에는 이를 거부하여도 근로기준법 위반이 되지 않습니다. 물론 이러한 경우에도 기업 또는 사용자가 근로자의 청구대로 사용증명서를 발급·교부하는 것은 무방합니다.

  

사용증명서에 기재해야 하는 내용은?

 사용증명서의 내용은 사용자가 임의로 기재하는 것이 아니라 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항 중에 근로자가 요구한 사항만을 사실대로 기재하여 발급해야 합니다.

한편 고용노동부의 행정해석에 따르면, 사용증명서의 취지는 재취업에 도움을 주기 위한 규정이므로 사용증명서에 기재하여야 할 임금은 “재직 중에 수령한 임금에 관한 사항”을 의미하는 것이고, 이에 임금대장, 월별 근태기록자료, 교통사고기록 사본, 시말서 사본, 퇴직금 중간정산내역, 취업규칙 사본, 산업재해사건 관련 서류 등 확인조회에 해당하는 상세한 근로실태는 포함되지 않는다는 입장입니다.

 

 의무를 위반할 경우 과태료는?

 사용증명서를 발급·교부 의무를 위반하게 되는 경우에는 근로기준법 제116조의 규정에 따라 500만원 이하의 과태료 처분을 받을 수 있습니다.

끝.

 

(재)여성기업종합지원센터